Koppelingen
Een API-koppeling laat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen, zoals je webshop en je boekhouding. Een bestelling, klant of voorraadstand gaat dan zonder overtypen van het ene pakket naar het andere. Of je er een nodig hebt, hangt af van hoeveel tijd je nu kwijt bent aan dat overtypen en wat een fout je kost.
Kort samengevat: Een API is de vaste ingang die een softwarepakket openzet voor andere software. Een API-koppeling gebruikt die ingang om gegevens automatisch heen en weer te sturen, bijvoorbeeld bestellingen van je webshop naar Exact Online. Voor veelgebruikte combinaties bestaan kant-en-klare koppelingen die je in een middag aanzet. Maatwerk is pas nodig als je eigen werkwijze afwijkt of als je meer dan twee systemen aan elkaar wilt hangen. Bepaal vooraf welke gegevens over moeten, hoe vaak, en wie er een melding krijgt als het misgaat.
Een webshop met veertig bestellingen per dag. Elke ochtend zet iemand die bestellingen over naar de boekhouding, maakt in Sendcloud de verzendlabels aan en past daarna de voorraad aan in de kassa van de winkel. Dat kost een uur, en één keer per week gaat er een cijfer verkeerd. Dit soort werk zien wij bij bijna elk bedrijf dat een paar jaar online verkoopt, en precies daar is een API-koppeling voor bedoeld.
API staat voor Application Programming Interface. Het is een afgesproken manier waarop software gegevens van een ander pakket mag opvragen of wijzigen. Shopify heeft er een, Exact Online heeft er een, en de meeste moderne pakketten die je per maand betaalt ook.
Je kunt het vergelijken met het loket van een bank. Je loopt niet zelf de kluis in, je vraagt aan het loket om een bepaald bedrag en krijgt dat terug volgens vaste regels. Een API werkt net zo. Het andere systeem vraagt bijvoorbeeld "geef me alle bestellingen van vandaag" en krijgt een nette lijst terug, in een vorm die een computer kan lezen.
Een API doet zelf niets. Hij staat klaar tot iemand hem gebruikt.
De koppeling is het stukje software dat die API gebruikt om twee systemen met elkaar te laten praten. Hij haalt bij systeem A iets op, zet het om naar wat systeem B verwacht en levert het daar af.
In het voorbeeld van de webshop gaat dat zo. Er komt een bestelling binnen in Shopify. De koppeling ziet dat, maakt in Exact Online een verkoopfactuur aan met de juiste btw-code en grootboekrekening, en stuurt het adres door naar Sendcloud zodat het label klaarstaat. Zodra het pakket is verzonden, gaat de track-and-trace terug naar Shopify en krijgt de klant zijn mail.
Dat omzetten is het eigenlijke werk. Shopify noemt iets een order, Exact een verkoopfactuur, en ze verwachten allebei andere velden. De koppeling bepaalt welk veld waar terechtkomt.
Bij de bedrijven waar wij voor werken komen steeds dezelfde combinaties terug.
Een overzicht van wat wij al gebouwd hebben staat op de pagina met alle koppelingen. Staat jouw pakket er niet tussen, dan betekent dat meestal alleen dat we hem nog niet voor een klant nodig hadden.
Voor veel combinaties bestaat al een app of plug-in. Shopify met Sendcloud zet je bijvoorbeeld zelf aan in een kwartier. Daarnaast zijn er tools als Zapier, Make en n8n waarmee je zonder te programmeren stappen aan elkaar hangt: als dit gebeurt, doe dan dat.
Begin daar als het kan. Een standaardkoppeling wordt onderhouden door de leverancier en kost je weinig.
Maatwerk wordt interessant als je tegen de grenzen aanloopt. Dat gebeurt meestal op drie plekken. Je werkt met kortingen, bundels of btw-regels die de standaard-app niet snapt. Je wilt meer dan twee systemen laten samenwerken, en de volgorde van de stappen doet ertoe. Of je hebt zoveel bestellingen dat een tool die per actie rekent duurder wordt dan een eigen koppeling.
Wat opvalt in ons eigen werk: de meeste problemen met koppelingen zitten in de afspraken eromheen. Niemand heeft vastgelegd wat er moet gebeuren met een retour of een gedeeltelijke levering, en dan doet de koppeling iets wat logisch is voor een computer en raar voor je boekhouder.
Schrijf eerst op welke gegevens over moeten en in welke richting. Bestellingen van de webshop naar de boekhouding is iets anders dan ook betalingen terug van de boekhouding naar de webshop. Hoe minder richtingen, hoe minder er mis kan gaan.
Bepaal daarna hoe snel het moet. Voorraad wil je binnen een paar minuten goed hebben, anders verkoop je iets wat er niet meer is. Facturen mogen vaak gewoon één keer per uur. Let op dat veel pakketten een grens stellen aan het aantal verzoeken per minuut of per dag, Exact Online ook.
Spreek af wat er gebeurt als het misgaat. Een API kan even niet bereikbaar zijn, een klant kan rare tekens in zijn adres hebben. Een goede koppeling probeert het later opnieuw en stuurt iemand een melding als het dan nog niet lukt. Een slechte koppeling slaat de bestelling stil over, en daar kom je pas achter bij de btw-aangifte.
Leg tot slot vast wie de koppeling beheert. Pakketten passen hun API af en toe aan en dan moet er iemand zijn die dat oppakt. Dat is de reden waarom wij bij elke koppeling die we bouwen ook het onderhoud afspreken, net als bij de processen die we beschrijven in ons stuk over bedrijfsprocessen automatiseren.
We beginnen met een gesprek met de persoon die het werk nu met de hand doet. Die weet waar de uitzonderingen zitten. Daarna kijken we of een standaardkoppeling volstaat. Als dat zo is, zeggen we dat en zetten we hem voor je aan.
Is maatwerk nodig, dan bouwen we eerst een versie die alleen meekijkt: hij leest de bestellingen en laat zien wat hij zou doen, zonder iets weg te schrijven. Pas als die een week lang dezelfde uitkomst geeft als je collega, zetten we hem echt aan. Meer over hoe dat verloopt staat op onze pagina over koppelingen en API's.
Zo hebben we bij Mensink Schoenen de koppelingen en systemen rond de nieuwe webshop ingericht, zodat de marketing er direct op kan aansluiten. Bouw, koppelingen en onderhoud zitten bij ons onder één dak in Oldenzaal, dus je hebt één aanspreekpunt als er iets verandert. Wil je weten welke koppeling bij jouw situatie past? Plan een kennismaking, dan kijken we het samen na.
De API is de ingang die een pakket openzet. De koppeling is de software die door die ingang gegevens ophaalt en ergens anders aflevert. Een pakket met een API kun je koppelen, maar de koppeling moet nog wel iemand maken of aanzetten.
De meeste online pakketten wel. Oudere software die op een eigen server draait heeft soms geen API, of alleen een export naar Excel of CSV. Ook dan is er vaak iets te automatiseren, alleen werkt het dan met bestanden die op vaste tijden worden opgehaald.
Ja, als hij goed is opgezet. Een koppeling krijgt een eigen sleutel met alleen de rechten die nodig zijn, en de gegevens gaan versleuteld over. Gaan er persoonsgegevens van klanten door de koppeling, leg dan in een verwerkersovereenkomst vast wat de bouwer ermee mag.
Geschreven door
Vincent Borgers
Full-stack Developer
Ik schrijf over wat techniek kost en oplevert, van maatwerk software tot AI. Wat ik aanraad draait eerst bij ons zelf, anders schrijf ik er niet over.
LinkedInBekijk profiel
