Exact Online staat bij heel veel Nederlandse bedrijven centraal in de administratie, en vaak ook bij hun accountant. Daardoor is het meestal het systeem waar alles naartoe moet. Wij bouwen die route, met eigen code en met oog voor de grenzen die Exact aan zijn API stelt.
Wat klanten ons het vaakst aan Exact Online laten koppelen.
Orders uit je webshop of ordersysteem komen als verkoopfactuur in Exact Online terecht, met de juiste dagboeken, grootboekrekeningen en btw-codes. Niemand hoeft meer over te typen.
Een nieuwe klant leg je aan op een plek. De koppeling zorgt dat hij in Exact met hetzelfde adres, btw-nummer en debiteurennummer staat, zonder dubbele relaties.
Zodra een factuur in Exact is afgeletterd, zie je dat ook in je eigen systeem. Zo hoeft je verkoop niet in de boekhouding te kijken om te weten of er betaald is.
Eerst je boekingsschema, dan de koppeling.
We kijken hoe je grootboek is ingedeeld, welke btw-codes je gebruikt en of er meerdere administraties zijn. Zonder dat gesprek boekt een koppeling alles op de verzamelrekening, en daar heeft je accountant niets aan.
Exact Online staat een beperkt aantal aanroepen per minuut en per dag toe. Wij bouwen de koppeling met een wachtrij, zodat een drukke dag niet betekent dat de helft van je facturen blijft liggen.
We draaien eerst een week mee zonder definitief te boeken, zodat je accountant kan meekijken. Klopt het, dan zetten we hem vast.
Exact Online werkt met een gescheiden administratie per bedrijf, en elke aanroep hoort bij precies een van die administraties. Een koppeling moet dus weten welke order bij welke administratie hoort. Bij bedrijven met meerdere bv's of vestigingen is dat het eerste wat we uitzoeken, want later rechtzetten is een stuk meer werk.
Wat Exact Online lastig maakt, zijn de grenzen aan het aantal aanroepen. Je mag maar een beperkt aantal verzoeken per minuut doen en er zit ook een dagelijks plafond op. Wie dat negeert, krijgt bij de eerste drukke dag foutmeldingen terug en mist boekingen. Wij zetten daarom een wachtrij voor de koppeling die netjes doseert en die na een storing gewoon verdergaat waar hij gebleven was.
Verder is het belangrijk om af te spreken wie de baas is over welk gegeven. Meestal is dat de webshop voor orders, Exact voor facturen en betalingen, en een van de twee voor klantgegevens. Leg je dat niet vast, dan gaan twee systemen elkaar overschrijven en weet je na een maand niet meer welk adres het juiste is.
Wij bouwen de koppeling zelf en houden hem ook draaiend. Dat betekent dat we de grenzen van Exact kennen en dat we het merken wanneer er iets vastloopt, in plaats van dat je accountant het over drie maanden ontdekt.
Dat hangt af van wat er heen en weer moet en hoe je grootboek is ingedeeld. Na een gesprek, het liefst met je boekhouder erbij, krijg je een vaste prijs voor het hele traject.
Niet als de koppeling er rekening mee houdt. Wij zetten er een wachtrij voor die het tempo aanpast en die bij een tijdelijke blokkade gewoon later verdergaat. Je merkt daar in de praktijk niets van.
Ja. We leggen per order, klant of vestiging vast naar welke administratie hij moet. Dat spreken we vooraf af, want het achteraf verplaatsen van boekingen is een stuk bewerkelijker.
Dat is wel zo handig. Hij weet hoe je grootboek is ingedeeld en welke btw-codes kloppen. Een half uur met hem aan tafel scheelt later veel correcties.
Plan een vrijblijvend gesprek, gerust samen met je boekhouder. We kijken wat er te automatiseren valt.
Plan een gratis gesprek
