Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?

Kort samengevat: Automatiseren loont het meest bij werk dat vaak terugkomt en weinig uitzonderingen kent. Het CBS telde in het tweede kwartaal van 2026 375.000 openstaande vacatures tegenover 396.000 werklozen, oftewel 95 vacatures per 100 werklozen, en in Overijssel lag die verhouding nog hoger. Met AI kun je nu ook stappen automatiseren waar vroeger iemand bij moest nadenken, zoals een eerste versie van een offerte of een antwoord op een klantvraag. Houd een week bij waar je uren in gaan en kies daarna het proces met de meeste tijdwinst. Een werkend systeem bouwen we meestal voor 5.000 tot 15.000 euro.

De vraag die ik het vaakst krijg, is niet of automatiseren kan, maar waar je begint. Dat is ook de plek waar het misgaat, want wie alles tegelijk aanpakt, is maanden bezig en ziet er niets van terug.

Waarom zou je nu automatiseren?

Omdat een extra medewerker moeilijk te vinden is. Het CBS telde in het tweede kwartaal van 2026 375.000 openstaande vacatures tegenover 396.000 werklozen, oftewel 95 vacatures per 100 werklozen. Je concurreert dus met veel andere werkgevers om dezelfde mensen.

In onze regio is het krapper dan gemiddeld. In dezelfde meting stond Overijssel bovenaan met 128 openstaande vacatures per 100 werklozen, tegen 101 landelijk in die ongecorrigeerde cijfers. Wie zijn processen automatiseert, wint tijd terug uit het team dat er al is.

Welke processen lenen zich ervoor?

Die met veel herhaling en weinig uitzonderingen. Bij onze klanten zit de meeste tijdwinst in vier hoeken.

In de administratie gaat het om offertes die je steeds opnieuw opbouwt, facturen die je handmatig maakt en gegevens die je van je website naar je boekhouding overtypt. Een koppeling tussen die systemen haalt het overtypen weg en scheelt fouten, wat vaak meer oplevert dan de tijdwinst zelf.

In het klantcontact komen dezelfde vragen steeds terug. Een formulier dat de juiste gegevens uitvraagt, een automatische bevestiging en een chatbot voor de standaardvragen houden je agenda vrij voor de lastige gevallen. In HR gaat het om sollicitaties verzamelen, reacties sturen en nieuwe collega's inwerken, zodat geen kandidaat blijft liggen. In marketing zijn het rapportages, mails na een aanvraag en het inplannen van berichten.

Wat verandert AI hieraan?

De grens van wat je kunt automatiseren schuift op. Vroeger legde je vaste stappen vast, in de vorm van als dit gebeurt, doe dan dat. Nu kan een model een eerste versie van een offerte maken, een binnenkomende mail sorteren, een document samenvatten of een concept-antwoord opstellen dat jij nakijkt en verstuurt.

Dat is een verschuiving in wie wat doet, niet in wie verantwoordelijk is. Je zet er altijd een controle achter, en je meet hoe vaak die controle iets terugstuurt. Blijft dat percentage hoog, dan is het proces nog niet geschikt. Dat AI-gebruik zelf geen zeldzaamheid meer is, blijkt uit de cijfers van het CBS, dat in 2024 uitkwam op 22,7 procent van de bedrijven met 10 of meer medewerkers.

Waar begin je?

Met meten, een week lang. Schrijf op waar je uren in gaan en hoe vaak iets terugkomt. Alles wat je meer dan drie keer per week op dezelfde manier doet, zet je op een lijst.

Kies daaruit niet het leukste maar het saaiste proces, want daar zit de meeste herhaling. Weeg per kandidaat twee dingen af. Hoeveel uur kost het per maand, en hoeveel uitzonderingen kent het. Veel uren met weinig uitzonderingen is de beste start, weinig uren met veel uitzonderingen is de slechtste.

Reken het daarna gewoon door. Maak je twintig offertes per maand en kost elke offerte twintig minuten, dan zit daar ruim zes uur per maand in. Haal je daar de helft af, dan houd je drie uur per maand over, oftewel zesendertig uur per jaar. Zet dat naast wat de bouw kost, en je hebt een besluit in plaats van een gevoel.

Wat kost automatiseren?

Het hangt af van de uren die erin gaan, en die bepaal je zelf met wat het systeem moet kunnen. Een werkend systeem bouwen we meestal voor 5.000 tot 15.000 euro, afhankelijk van de omvang. Hoe die uren opgebouwd zijn, hebben we uitgerekend in wat kost maatwerk software in 2026.

Reken daarbij ook de tweede rekening mee. Een koppeling moet blijven werken als een leverancier zijn kant aanpast, en daar hoort onderhoud bij. Vraag daarom altijd twee bedragen, de bouwprijs en wat het per maand kost in het jaar erna.

Waar gaat het mis?

Bij drie dingen die we telkens terugzien. Alles tegelijk willen, waardoor er na drie maanden nog niets draait. Geen eigenaar in huis, waardoor niemand beslist als er een keuze ligt. En een proces automatiseren dat eigenlijk eerst opgeruimd moest worden, want een rommelig proces wordt door automatisering alleen sneller rommelig.

Zet daarnaast op papier wat er gebeurt als het misgaat. Welke melding krijg je als een koppeling stilvalt, en wie pakt die op. Zonder dat antwoord ontdek je een storing pas als een klant belt.

Hoe pakken wij het aan?

We beginnen bij het proces zelf, met de mensen die het elke dag uitvoeren. Daar komen de uitzonderingen boven water die de uren bepalen. Daarna bouwen we eerst het onderdeel dat het meeste oplevert, zodat je na een paar weken iets werkends hebt in plaats van een planning.

Wat wij daarin doen staat op de pagina over procesautomatisering, en de techniek eronder bij koppelingen en APIs. Ons tarief ligt onder het marktgemiddelde voor dit werk, omdat AI het uitzoekwerk en de herhaling uit het project haalt. Wil je weten wat er in jouw geval te halen valt, plan dan een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Welke bedrijfsprocessen kun je het beste eerst automatiseren?

De processen die vaak terugkomen en weinig uitzonderingen hebben, zoals offertes, facturen, bevestigingsmails en het overnemen van gegevens tussen systemen. Elke uitzondering is een extra pad door de software en maakt het duurder.

Is processen automatiseren alleen iets voor grote bedrijven?

Nee, juist bij kleine bedrijven scheelt het veel, omdat daar vaak een persoon alles doet. Wel is de volgorde anders. Een groot bedrijf pakt een heel proces aan, een klein bedrijf begint bij de twee handelingen die de meeste tijd kosten.

Lost automatiseren het personeelstekort op?

Niet helemaal, maar het haalt werk weg bij het team dat je al hebt. Met 95 vacatures per 100 werklozen in het tweede kwartaal van 2026 is dat vaak sneller geregeld dan iemand vinden, zeker in Overijssel waar de krapte hoger ligt dan gemiddeld.