Twinfield wordt vooral gebruikt door accountants en door bedrijven met meerdere administraties. Dat maakt een koppeling anders dan bij een pakket voor een enkele bv: het gaat om afspraken over wie wat boekt en in welke administratie het terechtkomt.
Waar een Twinfield-koppeling voor gebruikt wordt.
Verkoopfacturen, memoriaalboekingen of kostenregels uit je eigen software komen automatisch in de juiste administratie en het juiste dagboek terecht.
Werk je met meerdere bv's, vestigingen of klanten, dan bepaalt de koppeling per regel waar hij hoort. Dat scheelt je een maandelijkse verdeelsleutel in een spreadsheet.
Saldi en openstaande posten halen we uit Twinfield op en zetten we in een overzicht waar je directie ook echt naar kijkt.
Eerst afspraken, dan techniek.
Bij Twinfield zit de kennis vaak bij de accountant. We nemen met hem door welke dagboeken, grootboekrekeningen en kostenplaatsen gebruikt worden, want dat bepaalt de hele inrichting.
We boeken eerst in een aparte administratie en leggen de resultaten naast wat er handmatig zou zijn geboekt. Pas als dat overeenkomt, gaan we naar de echte.
Bij meerdere administraties zetten we ze een voor een om. Zo blijft het overzichtelijk en kun je tussentijds nog bijsturen.
Twinfield is opgebouwd rond het idee dat een kantoor meerdere administraties beheert. Elke aanroep hoort bij een administratie, en je toegang bepaalt welke je mag zien. Voor een koppeling betekent dat vooral: leg goed vast welke gegevens in welke administratie horen, en wie de rechten heeft om daar iets te boeken.
In de praktijk lopen koppelingen met Twinfield zelden vast op de techniek, maar op de afspraken. Welk dagboek gebruik je voor automatische boekingen? Wat gebeurt er met een factuur die na het afsluiten van een periode binnenkomt? Wie corrigeert een boeking die verkeerd is gegaan, jij of de accountant? Dat zijn vragen die je liever vooraf beantwoordt dan achteraf.
Wij zetten die afspraken daarom op papier voordat we beginnen, en bouwen de koppeling zo dat een boeking altijd herleidbaar is naar de bron. Elke regel in Twinfield krijgt een kenmerk waarmee je terugvindt uit welke order, welk uur of welke factuur hij ontstaan is. Dat maakt het controleren van de administratie een stuk sneller.
Wij werken graag samen met je accountant in plaats van om hem heen. Dat levert een koppeling op waar hij ook wat aan heeft, en dat scheelt jou de discussie achteraf.
Dat hangt af van het aantal administraties en van hoe ingewikkeld je boekingsregels zijn. Na een gesprek met jou en je accountant krijg je een vaste prijs per onderdeel.
Graag zelfs. We boeken eerst in een proefadministratie en leggen die naast wat handmatig geboekt zou zijn. Zo ziet hij precies wat de koppeling doet voordat het echt wordt.
Elke regel krijgt een kenmerk dat verwijst naar de bron. Zo zie je bij een boeking meteen uit welke order, welk uur of welke factuur hij ontstaan is.
Die weigeren we bewust in plaats van ze op een andere datum weg te schrijven. Ze komen in een lijst die jij of je accountant nakijkt, zodat er geen periode stiekem verandert.
Plan een vrijblijvend gesprek, het liefst samen met je accountant. Dan hebben we de afspraken in een keer scherp.
Plan een gratis gesprek
