Besteed je je opslag en verzending uit, dan verhuist een deel van je proces naar een ander pand. Je voorraad, je orders en je retouren moeten dan wel kloppend blijven met je eigen administratie. Daar bouwen wij de koppeling voor.
Wat er moet stromen als je logistiek uitbesteedt.
Bestellingen gaan automatisch door naar het magazijn, met het juiste adres, de juiste artikelen en eventuele instructies zoals een cadeauverpakking.
Wat er in het magazijn ligt, is leidend. Die standen halen we op en zetten we in je webshop, zodat je niet verkoopt wat er niet is.
Retouren, beschadigingen en telverschillen komen terug in je eigen administratie, zodat je maandelijks kunt controleren of het klopt.
Eerst afspreken wie waar de baas is.
Voorraad in het magazijn, klantgegevens in je shop, facturen in je boekhouding: we leggen per gegevenssoort vast welke kant leidend is.
Het magazijn kent je artikelen onder hun eigen codes. Die moeten aansluiten op wat jij gebruikt, anders komt er een verkeerd artikel de deur uit.
De eerste weken vergelijken we dagelijks de voorraadstanden aan beide kanten. Verschillen zoeken we uit tot we weten waar ze vandaan komen.
Zodra je voorraad in een ander pand ligt, heb je twee administraties die hetzelfde zouden moeten zeggen. Dat gaat in de praktijk zelden vanzelf goed. Een pakket dat beschadigd binnenkomt, een teller die iets anders telt, een retour die nog op de laadklep staat: elk daarvan veroorzaakt een verschil dat ergens moet worden opgelost.
Wij bouwen daarom naast de doorgifte van orders ook een vergelijking. Elke dag legt de koppeling de standen van beide kanten naast elkaar en meldt waar ze uiteenlopen. Zo zie je een verschil binnen een dag in plaats van bij de jaarlijkse telling, en is het meestal nog te verklaren.
Het tweede punt is de artikelcode. Het magazijn werkt met de codes die jij aanlevert, dus als daar dubbelen of wijzigingen in zitten, gaat er vroeg of laat iets fout in het pakket. Voordat we koppelen, leveren we een overzicht van codes die niet eenduidig zijn, zodat je ze kunt opschonen.
Wij bouwen er standaard een dagelijkse controle bij. Een koppeling die alleen gegevens doorgeeft is niet genoeg als je voorraad ergens anders ligt dan je administratie.
Dat hangt af van welke stromen erin gaan en van de staat van je artikelgegevens. Uit die analyse volgt een vast bedrag, waarbij het opschoonwerk apart staat.
Daar bouwen we een dagelijkse vergelijking voor. De koppeling legt beide standen naast elkaar en meldt verschillen, zodat je ze dezelfde week nog kunt verklaren.
Die komen terug in je eigen administratie, met de reden en de staat van het artikel. Daaraan kunnen we de creditfactuur en de voorraadmutatie hangen.
Vaak wel voor orders en voorraad. Het wordt interessant zodra je ook je boekhouding of een eigen ordersysteem wilt meenemen, of als je de dagelijkse controle mist.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken welke stromen er lopen en waar de verschillen ontstaan.
Plan een gratis gesprek
