Cijfers heb je genoeg, alleen staan ze in vier systemen en komt er elke maand iemand een dag aan rekenen. Een dashboard haalt ze bij elkaar. Het moeilijke deel is niet de techniek, maar het eens worden over wat een cijfer precies betekent.
Wat een dashboard je oplevert.
De cijfers staan er elke ochtend, opgehaald uit de bron. Dat scheelt de dag per maand die nu in spreadsheets gaat zitten.
Als verkoop en administratie een ander omzetcijfer noemen, gaat de vergadering over het cijfer. Eén bron maakt dat gesprek overbodig.
Bij een afwijking die je vooraf hebt afgesproken, krijg je bericht. Zo hoor je het niet pas bij de kwartaalcijfers.
Eerst afspreken wat een cijfer betekent.
Liever acht cijfers waarnaar echt gekeken wordt dan veertig schermen. Wat niet leidt tot een besluit, hoeft er niet op.
Telt omzet op factuurdatum of op leverdatum? Zulke vragen kosten de meeste tijd en bepalen of je later ruzie krijgt over de uitkomst.
We halen de cijfers op en leggen een paar maanden naast je eigen berekening. Pas als dat klopt, gaat het dashboard open.
De techniek achter een dashboard is het makkelijke deel. Gegevens ophalen, bij elkaar zetten en tonen kan tegenwoordig snel. Waar projecten op stuklopen is de vraag wat een cijfer precies betekent, en dat is geen technische vraag maar een organisatorische.
Neem omzet. Telt die op het moment van factureren, van leveren of van betalen? Alle drie zijn verdedigbaar, en als verkoop het ene aanhoudt en de boekhouding het andere, komen er twee cijfers uit die allebei kloppen. Wij leggen die keuzes daarom vast in een document dat bij het dashboard hoort, zodat er later geen discussie over ontstaat.
Houd het daarnaast klein. Een dashboard met veertig schermen wordt na een maand niet meer geopend, precies zoals de rapportage die het moest vervangen. Acht cijfers waarnaar echt gekeken wordt en waar een besluit aan hangt, doen meer dan een compleet overzicht dat niemand doorneemt.
Wij leggen de definities schriftelijk vast voordat we bouwen. Anders krijg je twee cijfers die allebei kloppen en niemand die weet welke geldt.
Dat hangt vooral af van het aantal bronnen dat aangesloten moet worden. Na een gesprek waarin we de bronnen en de cijfers bepalen, ligt er een vast bedrag.
Omdat afdelingen vaak een ander moment aanhouden voor hetzelfde cijfer. Dat uitpraten hoort bij het werk, want anders krijg je twee uitkomsten die allebei verdedigbaar zijn.
Liever acht dan veertig. Een cijfer hoort er alleen op als er een besluit aan hangt. De rest maakt het zoeken moeilijker zonder iets toe te voegen.
We leggen een paar maanden naast je eigen berekening voordat het dashboard opengaat. Wijkt het af, dan zoeken we uit waardoor, want dat is meestal een definitiekwestie.
Plan een vrijblijvend gesprek. We beginnen bij welke cijfers bij jullie tot een besluit leiden.
Plan een gratis gesprek
