De meeste telefoontjes van klanten gaan over iets wat jij al weet: waar staat mijn order, wanneer komt de monteur, kan ik die factuur nog krijgen. Een klantportaal geeft ze dat zelf, en haalt dat werk bij je team weg.
Wat je klanten zelf kunnen zien.
De stand van hun order, aanvraag of opdracht, met de datum die geldt. Dat scheelt de vraag die je team het vaakst krijgt.
Facturen, offertes, certificaten en rapporten staan klaar, zodat niemand hoeft te bellen om een kopie van vorig jaar.
Een nabestelling, een storing melden of een gegeven wijzigen, direct in het portaal en direct in jouw systeem.
Beginnen bij de vragen die binnenkomen.
We nemen een paar maanden aan vragen door. De drie onderwerpen die bovenaan staan, bepalen wat er in het portaal komt.
Het portaal toont wat er in je eigen systeem staat en houdt niets apart bij. Zo kan de stand daar nooit afwijken van wat de klant ziet.
We beginnen met een handvol klanten die meedenken. Wat zij missen, komt erbij voordat de rest een inlog krijgt.
Een klantportaal is pas nuttig als de klant er iets vindt wat hij anders moet vragen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar veel portalen tonen precies dat niet: wel een overzicht van gegevens, geen antwoord op de vraag wanneer iets komt.
Wij beginnen daarom bij je binnenkomende vragen. Tel een paar maanden mee waarover gebeld en gemaild wordt, en de bovenste drie onderwerpen zijn je portaal. Dat is een saaie manier om een portaal te ontwerpen en het is de enige die werkt.
Het tweede punt is dat het portaal niets eigens mag bijhouden. Toont het een status die uit een eigen lijstje komt, dan loopt die vroeg of laat uit de pas met je administratie, en dan is een verkeerd antwoord erger dan geen antwoord. Het portaal leest uit je systeem en schrijft erin, verder niets.
Wij bouwen het portaal op je eigen systeem en niet ernaast. Een portaal met een eigen administratie gaat ooit iets anders vertellen dan jij.
Dat hangt af van wat klanten moeten kunnen zien en van hoe je systeem te benaderen is. Na een gesprek daarover noemen we een vast bedrag.
Als het antwoord geeft op wat ze anders zouden bellen, wel. Daarom bouwen we het op je binnenkomende vragen en niet op wat een portaal allemaal zou kunnen tonen.
Dan kijken we naar een andere weg, zoals een nachtelijke uitwisseling of een tussenlaag. Dat is minder mooi dan rechtstreeks, maar meestal goed genoeg.
Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens, en binnen een klant kun je onderscheid maken tussen bijvoorbeeld inkoop en administratie. Dat leggen we vooraf vast.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken naar de vragen die bij jullie binnenkomen.
Plan een gratis gesprek
