Een intranet staat of valt met of mensen er komen. De meeste bedrijven hebben er een, en de meeste worden na een half jaar niet meer gebruikt. Wij bouwen er een rond wat je mensen dagelijks nodig hebben, en meten of ze het ook openen.
Waarvoor je mensen het openen.
Procedures, formulieren en handleidingen op één plek, doorzoekbaar, met een duidelijke versie zodat niemand met een oud bestand werkt.
Een smoelenboek met functie, afdeling en bereikbaarheid. Klinkt simpel en is voor nieuwe collega's het meest geopende onderdeel.
Verlof aanvragen, een melding doen, materiaal bestellen. Wat nu via een mailtje gaat, wordt een formulier dat bij de juiste persoon terechtkomt.
Beginnen bij de dagelijkse handeling.
We spreken een paar collega's van verschillende afdelingen. Wat zoek je, waar vind je het nu niet, en wat kost je elke week tijd?
Zonder dagelijkse aanleiding wordt het een archief. Meestal is dat de urenregistratie, het rooster of de meldingen, en daar bouwen we omheen.
Na drie maanden kijken we wat er geopend wordt. Wat niemand gebruikt, gaat eruit, want een vol intranet vindt slechter dan een leeg.
Het bouwen van een intranet is niet moeilijk. Het moeilijke is dat mensen er blijven komen, en dat lukt alleen als er iets staat dat ze dagelijks nodig hebben. Een intranet met alleen nieuwsberichten en een documentenmap wordt na de introductieweek niet meer geopend.
Daarom beginnen we bij de dagelijkse handeling. Moeten je mensen hun uren schrijven, hun rooster bekijken of een melding doen, dan zet je dat op het intranet en komt de rest er vanzelf bij. Het nieuws en de documenten worden pas gelezen omdat mensen er toch al waren.
Het tweede punt is opruimen. Een intranet groeit vanzelf vol met verouderde procedures en documenten die niemand meer opent. Na drie maanden kijken we naar de cijfers en halen we eruit wat niet gebruikt wordt. Dat voelt tegennatuurlijk, maar minder aanbod maakt het zoeken beter.
Wij bouwen eerst iets waarvoor mensen dagelijks moeten komen. Zonder die aanleiding wordt het een archief dat niemand opent.
Dat hangt af van hoeveel onderdelen erin komen en of er gekoppeld moet worden met je bestaande systemen. Na een inventarisatie ligt er een vast bedrag.
Omdat er geen dagelijkse aanleiding is om te komen. Met alleen nieuws en documenten houdt het na de introductieweek op. Daarom zetten wij er eerst iets in dat mensen nodig hebben.
Meestal wel, en dat is vaak het verschil. Uren, rooster of verlof die ergens anders staan, haal je erin zodat je mensen niet in twee systemen hoeven te kijken.
Door te meten wat er geopend wordt. Na drie maanden zie je welke onderdelen leven en welke niet, en wat niemand gebruikt halen we eruit.
Plan een vrijblijvend gesprek. We beginnen bij wat je mensen dagelijks nodig hebben.
Plan een gratis gesprek
