Een agenda lijkt eenvoudig tot je hem gaat koppelen. Dan blijkt dat afspraken verplaatst worden, dat mensen dubbele afspraken hebben en dat een medewerker zijn eigen agenda anders gebruikt dan de planning verwacht. Daar houden wij rekening mee.
Wat we rondom agenda's bouwen.
Een afsprakenpagina die de echte beschikbaarheid toont, rekening houdend met bestaande afspraken, reistijd en de uren waarop iemand werkt.
Wat je planner inroostert, verschijnt in de agenda van de medewerker, met de klantgegevens en het adres er al bij.
Verzet een klant zijn afspraak, dan verandert de agenda mee en krijgt de medewerker bericht. Geen telefoontjes meer om het door te geven.
Eerst je werkelijke beschikbaarheid.
Werktijden, vaste blokken, reistijd en pauzes bepalen samen wat er vrij is. Zonder die regels boek je mensen vol op momenten dat het niet kan.
Is de agenda leidend of je planningssysteem? Dat moet je kiezen, anders overschrijven ze elkaar en klopt er niets meer van.
We testen met een drukke week uit het verleden, inclusief verzette afspraken. Daar komen de uitzonderingen boven water.
Agenda's koppelen gaat zelden mis op de techniek en bijna altijd op de regels eromheen. Een medewerker die een privéafspraak in dezelfde agenda zet, een klant die belt om te verzetten, een afspraak die uitloopt: dat zijn de gevallen die bepalen of een planning bruikbaar blijft.
Wij beginnen daarom met de vraag wanneer iemand echt beschikbaar is. Dat is meer dan werktijden: er is reistijd tussen adressen, er zijn vaste blokken voor overleg, en sommige mensen willen niet meer dan een bepaald aantal afspraken per dag. Die regels bouwen we in, zodat een klant nooit iets kan boeken wat niet kan.
Daarnaast moet je kiezen welk systeem de baas is. Als zowel de agenda als je planningssysteem afspraken mogen aanmaken en wijzigen, ontstaat er vroeg of laat een conflict waarbij de een de ander overschrijft. Wij leggen die richting vast en zorgen dat het andere systeem volgt in plaats van meebeslist.
Wij bouwen de beschikbaarheidsregels net zo zorgvuldig als de koppeling zelf. Een agenda die vol staat met afspraken die niet kunnen, is erger dan geen koppeling.
Dat hangt af van het aantal agenda's en van hoe ingewikkeld je beschikbaarheidsregels zijn. Daarna ligt er een vast bedrag op tafel.
Ja, op een pagina die de echte beschikbaarheid toont. Reistijd, vaste blokken en een maximum aantal afspraken per dag nemen we daarin mee.
Dan blokkeren die de beschikbaarheid zonder dat de inhoud zichtbaar wordt. Dat is meestal precies wat je wilt: de tijd is bezet, de reden gaat niemand aan.
De agenda past zich aan en de medewerker krijgt bericht. Daarvoor moet wel vastliggen welk systeem de baas is, anders overschrijven ze elkaar.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken wanneer je mensen echt beschikbaar zijn.
Plan een gratis gesprek
