Kennis die in handleidingen, contracten en rapporten zit, is er wel maar niet vindbaar. Zoeken op een woord levert dertig bestanden op en dan begint het echte werk pas. Wij bouwen een zoekfunctie waarin je een vraag stelt en het antwoord krijgt, met de bron erbij.
Wat het oplevert om je documenten doorzoekbaar te maken.
Je vraagt wat de opzegtermijn in een bepaald contract is en krijgt het antwoord, in plaats van een lijst bestanden die je nog moet doorlezen.
Bij elk antwoord staat uit welk document en welke passage het komt, zodat je het kunt nakijken voordat je erop handelt.
Wie welke documenten mag raadplegen, bepaal jij. Iemand krijgt nooit een antwoord uit een stuk waar hij geen toegang toe heeft.
Eerst opruimen, dan ontsluiten.
Verouderde versies, dubbele bestanden en concepten die nooit definitief werden: die moeten eruit, anders krijg je antwoorden uit stukken die niet meer gelden.
De rechten die nu op je mappen zitten, nemen we over. Een zoekfunctie mag geen deur openzetten die gesloten was.
We testen met vragen waarvan jullie het antwoord weten. Zo zie je of het klopt voordat je erop gaat vertrouwen.
De techniek hierachter is inmiddels volwassen: documenten worden in stukken geknipt, doorzoekbaar gemaakt en bij een vraag worden de relevante passages erbij gezocht. Het model formuleert daar een antwoord uit. Dat werkt goed, mits de documenten die erin gaan kloppen.
En daar zit de praktijk. In de meeste mappen staan verouderde versies, drie varianten van hetzelfde document en concepten die nooit definitief werden. Een zoekfunctie die daaruit put, geeft antwoorden die ooit klopten. Wij beginnen daarom altijd met een overzicht van wat er staat en wat eruit kan.
Rechten zijn het tweede punt. Als iedereen alles kan bevragen, komen er antwoorden uit stukken die niet voor iedereen bedoeld waren, zoals personeelsdossiers of contracten. Wij nemen de rechten over die nu op je mappen zitten, zodat de zoekfunctie nooit meer laat zien dan iemand al mocht zien.
Wij nemen de rechten over die je al had. Een zoekfunctie die alles voor iedereen opent, is geen verbetering maar een lek.
Dat hangt af van hoeveel documenten er zijn en in welke staat ze verkeren. Na een inventarisatie krijg je een vaste prijs, met het opschoonwerk apart benoemd.
Nee. We nemen de rechten over die nu op je mappen zitten. Iemand krijgt nooit een antwoord uit een document waar hij geen toegang toe heeft.
Dan krijg je antwoorden die ooit klopten, en dat is gevaarlijker dan geen antwoord. Daarom beginnen we met een overzicht van wat er staat en wat eruit kan.
Ja, bij elk antwoord staat uit welk document en welke passage het komt. Dat is precies waarom we dat standaard meeleveren.
Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken welke kennis er vastzit en hoe die te ontsluiten is.
Plan een gratis gesprek
