Afspraken inplannen kost je meer tijd dan de afspraak zelf. Heen en weer bellen, dubbele boekingen, mensen die niet komen opdagen. Een boekingssysteem dat op jouw agenda en jouw regels is gebouwd, haalt dat werk weg zonder dat je grip verliest.
Wat een eigen systeem regelt.
Reistijd, voorbereiding, pauzes en de duur per soort afspraak. Wie boekt, ziet alleen momenten waarop het ook echt past.
Een herinnering per mail of app, en bij gevoelige tijdsloten een aanbetaling. Dat scheelt lege plekken in je agenda.
Klanten verplaatsen hun afspraak zelf binnen jouw voorwaarden, zodat er geen telefoontje voor nodig is en de plek weer vrijkomt.
Eerst je regels op papier.
Hoe lang duurt welke afspraak, wie kan wat doen, hoeveel tijd zit ertussen? Dat is het echte werk; de rest is bouwen.
Boekingen komen in de agenda die je al gebruikt, en wat je daar zelf blokkeert, is direct niet meer boekbaar. Eén waarheid, geen dubbel bijhouden.
Een week meedraaien naast je huidige manier, zodat de uitzonderingen boven water komen voordat klanten ermee werken.
Er zijn kant-en-klare boekingspakketten genoeg, en voor een kapper of een praktijk met één soort afspraak werken ze prima. Ze lopen vast zodra je regels afwijken: twee mensen die samen bij een afspraak moeten zijn, een ruimte die ook vrij moet zijn, of een afspraak die alleen op dinsdag kan omdat de apparatuur er dan staat.
Dat soort regels is precies waar maatwerk zich terugverdient. Niet omdat de techniek ingewikkeld is, maar omdat het systeem dan doet wat jij al deed in je hoofd. Wij schrijven die regels eerst uit met jou, want een regel die je vergeet te noemen, wordt een uitzondering die je handmatig blijft oplossen.
Let bij de keuze ook op wat er gebeurt als het misgaat. Een systeem dat een dubbele boeking laat ontstaan omdat twee mensen tegelijk klikten, kost je een ongemakkelijk telefoontje. Wij zetten die controle daarom in de database zelf, zodat een tijdslot maar één keer vergeven kan worden, hoe snel er ook geklikt wordt.
Wij schrijven je boekingsregels eerst uit voordat er iets gebouwd wordt. Een regel die niet genoemd wordt, blijft handwerk.
Dat hangt vooral af van hoeveel regels er gelden rond wanneer iets kan. Na een sessie waarin we die uitschrijven, ligt er een vast bedrag op tafel.
Niet als het goed gebouwd is. Wij zetten die controle in de database zelf, zodat een plek maar één keer vergeven kan worden, ook als twee mensen tegelijk klikken.
Vaak is dat ook het goede antwoord, en dan zeggen we dat. Het loopt pas spaak bij afwijkende regels: twee mensen samen, een ruimte erbij, of apparatuur die maar op bepaalde dagen beschikbaar is.
Ja, dat is juist de bedoeling. Boekingen komen binnen in je huidige agenda en wat je daar blokkeert, is meteen niet meer boekbaar.
Plan een vrijblijvend gesprek. We beginnen bij de regels die bij jou gelden.
Plan een gratis gesprek
